Perpustakaan dan Informasi Teknologi

Di era di mana teknologi informasi diterapkan hampir di setiap tempat, perpustakaan juga turut serta dalam perkembangan zaman ini dan telah menerapkan TI dalam pengelolaannya.

Sejak masuknya penerapan TI di dalam perpustakaan, banyak hal yang telah berubah. Misalkan saja di zaman ra TI, untuk sistem sirkulasi dan pengadaan, digunakan punch card sebagai media informasi. Saat ini, komputer telah menggantikan punch card sebagai media input output utama (lihat punch card).



Contoh punch card

Ada 2 jenis modul dalam sistem TI yang dipakai di perpustakaan:
1. Modul yang berdiri sendiri
Merupakan modul di mana tiap divisi pada perpustakaan memiliki sistem TI yang tidak terhubung dengan divisi lainnya. Hal ini sangat menyusahkan, karena antar divisi tidak dapat segera memperoleh data yang diinginkan, serta sangat mungkin terjadi perbedaan data antar divisi.

2. Modul terintegrasi
Merupakan modul yang dipakai oleh sebagian besar perpustakaan saat ini. Dengan modul terintegrasi, modul antar divisi dapat saling berhubungan satu sama lain.

Pengaruh otomasi perpustakaan:
Masuknya otomasi ke dalam perpustakaan mempengaruhi banyak aspek dalam pengelolaan perpustakaan. Otomasi perpustakaan membantu mengorganisasi anggaran, staf, serta data koleksi perpustakaan. Selain itu dengan otomasi, perpustakaan menyediakan layanan tanpa batas ruang dan waktu, serta memiliki jangkauan yang luas, cepat, serta tepat.

Mengapa Melakukan Otomasi Perpustakaan?
Ada banyak alasan mengapa suatu perpustakaan perlu melakukan otomasi. Antara lain:
1. Prestige
Salah satu alasan adalah meningkatkan gengsi perpustakaan. Karena dengan melakukan otomasi, perpustakaan akan terlihat mengikuti perkembangan zman.

2. Promosi
Penggunaan TI dalam perpustakaan juga dapat menjadi salah satu poin promosi perpustakaan (lihat pentingnya promosi perpustakaan).

3. Efisiensi
Penggunaan TI di perpustakaan mengefisiensi waktu dan biaya karena pengaturan data dan perhitungan semuanya dapat dilakukan oleh komputer, sehingga manusia yang menjalankannya tidak perlu kerepotan dengan kertas-kertas arsip dan perhitungan yang rumit.

4. Resource Sharing
Penggunaan TI dapat menghubungkan data buku yang dimiliki antar perpustakaan, sehingga misalkan di perpustakaan A tidak memiiki buku yang Anda cari, perpustakaan A dapat mengecek perpustakaan-perpustakaan lain yang terhubung dengannya, sehingga apabila buku itu ada di perpustakaan lain, maka perpustakaan A dapat meminjamkannya untuk Anda.

5. Peningkatan Layanan
Penggunaan TI berarti perpustakaan dapat memberikan layanan 24 jam kepada pengguna dengan jaringan yang luas, cepat, serta tepat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan otomasi
1. Vendor
Pilihlah vendor yang terpercaya. Cobalah menanyakan ke perpustakaan-perpustakaan lainnya yang pernah menggunakan vendor tersebut. Bagaimana pengalaman mereka menggunakan produk vendor tersebut? Bagaimana kinerja vendor tersebut?

2. Harga
Otomasi perpustakaan harus disesuaikan dengan anggaran yang ada. Ingat bahwa melakukan otomasi berarti ada biaya di perangkat keras, perangkat lunak, implementasi jaringan komputer, dan teknisi.

3. Dokumentasi
Apakah sistem TI yang akan dipakai memiliki buku panduan? Atau adakah buku yang ditulis khusus untuk sistem tersebut? Dokumentasi sistem dapat membantu kita untuk melihat sebaik apa sistem tersebut nantinya akan bekerja.

4. Kebutuhan Perpustakaan
Perhatikan apakah perpustakaan memang butuh untuk melakukan otomasi? Ataukah hanya sekadar ikut-ikutan trend? Apa alasan untuk melakukan otomasi?

5.Kebijakan Pemerintah
Perhatikan apakah ada kebijakan khusus pemerintah dalam penerapan TI yang akan dipakai? Pastikan penerapannya tidak melanggar hukum yang berlaku.

6. Kemampuan Perpustakaan
Seelah TI terimplementasi, bagimana kemampuan perpustakaan dalam menanganinya? Apakah infrastrukturnya memadai (listrik, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komputer, pengaturan pemakaian, peraturan perpustakaan)? Selain itu pastikan staf perpustakaan telah mempelajari cara penggunaan sistem baru tersebut.

7. User Friendliness
Perhatikan semudah apakah program tersebut dapat dipakai oleh pengguna. Bagaimana dengan estetika program? Bagaimana kecepatan aksesnya? Bagaimana dengan kelengkapan dan kemutakhiran informasinya?

Beberapa fitur umum yang harus diperhatikan:
Laporan , statistik pemanfaatan (Output -> elektronik/cetak
Keamanan (back up, user name, password)
Manajemen operator ( limitasi pemanfaatan -> admin-user )
Reliable (tidak error, data konsisten dsb. )
Update (reguler, sporadis, jika dibutuhkan? )
Versi demo, percobaan
Kebutuhan perangkat keras (server, internet, lan, kapasitas.)
Tahun pembuatan

Beberpa fitur khusus yang harus diperhatikan:
Format meta data sesuai standar perpustakaan (Marc, dublin core) -> pertukaran/transfer data
Fleksibilitas/Adaptasi/kustomisasi (sesuai policy perpustakaan, peraturan, nama perpustakaan, warna, design, pemanfaatan, user)
Komunikasi dengan pengguna ( saran, tanya jawab, forum, chat, milis, news dsb. )
integrasi dengan data dari unit lain (ekspor – impor data murid, staff , keuangan, kelas dsb. )
terhubung ke internet